INTRODUCCIÓN

En desarrollo de la legislación vigente en Colombia sobre Protección de Datos  Personales,  la  COOPERATIVA  DE  AHORRO  Y  CRÉDITO  DE EDUCADORES DE BOYACA, COEDUCADORES BOYACÁ, define a través de este documento, los lineamientos generales que se tienen en cuenta a efectos de proteger los Datos Personales de los Titulares, su finalidad de recolección  de  la  información,  los  derechos  de  los  Titulares,  área  o responsable  de  atender  las  quejas  y  reclamos,  así  como  los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información .La presente Política se efectúa con el propósito de dar cumplimiento a lo exigido en la ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios, los cuales amparan  el  derecho  constitucional  que  tienen  todas  las  personas naturales a conocer, actualizar y rectificar la información personal que se le  da  tratamiento  en  COEDUCADORES  BOYACÁ  y  los  demás  derechos, libertades y garantías constitucionales que surge, encabeza del titular del dato que se desprenden del tratamiento de sus datos personales. El  tratamiento  al  cual  son  sometidos  los  datos  personales  obedece principalmente  al  desarrollo  del  objeto  social  de  COEDUCADORES BOYACÁ y a las actividades conexas que se desprenden de esta, y para lo cual presentamos a continuación información ampliada de sus datos de contacto: 

Nombre: Cooperativa de Ahorro y Crédito de Educadores de Boyacá

Sigla: COEDUCADORES BOYACÁ

Nit: 891.801.371-8

Teléfono: +57 (8) 7432318

Domicilio: Carrera 9 No.17-59 Centro. Tunja – Boyacá

Email: info@coeducadores.coop

Sitio Web: www.coeducadores.coop

OBJETIVO

La Política para el Tratamiento de Datos Personales ha sido elaborado de acuerdo  con  los  lineamientos  señalados  en  la  normatividad  aplicable vigente  sobre  la  materia,  y  tiene  como  objetivo  establecer  los  criterios para  la  recolección,  almacenamiento,  uso,  circulación  y  supresión  de datos  personales  que  sea  objeto  de  tratamiento  por  parte  de  la COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO DE EDUCADORES DE BOYACA, COEDUCADORES BOYACA.

ALCANCE

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento, y aplica para toda la información personal registrada de los siguientes titulares: asociados, futuros  asociados,  directivos,  funcionarios,  aprendices,  practicantes ,proveedores,  contratistas  y  demás  terceros,  ubicadas  en  las  bases  de datos  COEDUCADORES  BOYACÁ,  y  por  la  cual  actúa  en  calidad  de Responsable del tratamiento de los datos personales. 

TRATAMIENTO Y FINALIDAD 

El tratamiento que realiza COEDUCADORES BOYACÁ, es la de recolectar, almacenar, usar, circular y suprimir los datos personales de los siguientes titulares:   asociados,   futuros   asociados,   directivos,   funcionarios, aprendices, practicantes, proveedores, contratistas y demás terceros, con el propósito de desarrollar su objeto social a través de los procesos de dirección  o  estratégicos,  misionales,  de  apoyo,  y  evaluación  y  control, cumpliendo actividades bajo las finalidades descritas a continuación:

1. Conocimiento de Cliente: Llevar a cabo actividades de conocimiento de titulares  como:  asociados,  prospectos  de  asociados,  directivos, funcionarios,  aprendices,  practicantes,  proveedores,  contratistas  y demás  terceros;  para  la  gestión,  cumplimiento,  control  y fortalecimiento del desarrollo de la relación contractual, comercial y/o laboral establecida o por establecer. 
2. Mercadeo y  publicidad:  Comunicar  y  enviar  a  través  de  diferentes medios  o  canales  físicos  o  plataformas  digitales  establecidos  o implementados  por  COEDUCADORES  BOYACA,  información  sobre: promoción y estado de productos y servicios, cambios reglamentarios, eventos y actividades comerciales.
3. Fines históricos, científicos o estadísticos: Segmentación de mercado, estudio y análisis de consumo y/o comportamiento.
4. Convenios: Desarrollo de operaciones a través  de  los  diferentes convenios suscritos por COEDUCADORES BOYACÁ.
5. Encuestas:  Medir el nivel de satisfacción a  través  de  encuestas  de opinión y evaluar la calidad de los servicios. 
6. Fines publicitarios: Uso de imágenes  a  través  de  publicaciones  en medios escritos y/o digitales.
7. Cumplir  con  normas  legales: Dar  cumplimiento  a  las  diferentes disposiciones y requerimientos legales, tributarios y de supervisión y control que le asiste a COEDUCADORES BOYACÁ.
8. Fines financieros: Enfocado al desarrollo de actividades de captación y colocación,  tales  como  consultas,  estudios,  análisis  y  elaboración  de informes o reportes financieros para la adecuada toma de decisiones. 
9. SARLAFT: Actividades  relacionadas  con  la  prevención  de  lavado  de activos y financiación del terrorismo. 
10. Enfoque al riesgo: Desarrollo de diferentes actividades encaminadas a mitigar la materialización del riesgo. 
11. Convocatorias: Actividades destinadas al desarrollo de Asambleas de Delegados y proceso de elección de organismos de Administración y vigilancia de COEDUCADORES BOYACÁ. 
12. Seguridad:  Captura  de  imágenes  con  fines  de  seguridad  y video vigilancia  de  visitantes  y/o  usuarios  en  general,  que  se encuentren  en  locaciones  de  las  diferentes  oficinas  de  la organización.

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

Cuando  COEDUCADORES  BOYACÁ  recolecte  datos  sensibles,  el  titular tiene  la  facultad  de  abstenerse  de  otorgarlos.  Los  datos   serán tratados con las siguientes finalidades:

1. Cuando  se  pretenda  verificar  alguna  identidad  a  través  de mecanismos de biometría. Cuando se requieran verificar actividades específicas relacionadas con la gestión administrativa y del talento humano de la organización.
2. Para  realizar  estudio  de  asegurabilidad  del  asociado  solicitante  de crédito, si este lo amerita. 
3. Cuando  la  organización  desarrolle  actividades  de  carácter social, cultural y solidario. 

COEDUCADORES BOYACA asegura el respeto a los derechos prevalentes de  los  niños,  niñas  y  adolescentes  en  el  tratamiento  de  la  información suministrada.  Queda  prohibido  el  tratamiento  de  datos  personales  de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas facultadas para representarlos. El eventual tratamiento de los datos de menores de edad que se pueda dar en la organización estará soportado en el consentimiento otorgado por los representantes legales de los menores, con el fin de garantizar la protección de los derechos de los niños.

DERECHOS DE LOS TITULARES

• Como titular de sus datos personales Usted tienen derecho a:
• Acceder  en  forma  gratuita  a  los  datos  personales  que  hayan  sido objeto de tratamiento. 
• Solicitar  prueba  de  la  autorización  otorgada  al  Responsable  del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento. 
• Conocer,  actualizar,  y  rectificar  su  información  frente  a  datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado. 
• Presentar  ante  la  Superintendencia  de  Industria  y  Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de  2012  y  las  demás  normas  que  la  modifiquen,  adicionen  o complementen.
• Revocar  la  autorización  y/o  solicitar  la  supresión  del  dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos. 
• Ser  informado  por  COEDUCADORES  BOYACA,  respecto  del  uso que le ha dado a sus datos personales.

ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El área Comercial de COEDUCADORES BOYACÁ, es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos. 

El  titular  de  los  datos  personales  podrá  presentar  consultas  y reclamos que considere pertinente, mediante correo electrónico o comunicación escrita radicada en las diferentes oficinas o agencias de COEDUCADORES BOYACÁ. Para ello ha puesto a su disposición los siguientes canales:

• En las agencias: La dirección, teléfono y horario de cada una se encuentra publicada en la página web www.coeducadores.coop
• Correo electrónico: info@coeducadores.coop

Consultas

Las consultas respecto a la información que repose en las bases de datos  de  COEDUCADORES  BOYACÁ,  deberán  ser  presentadas  por escrito  por  el  titular  de  la  información  o  sus  representantes, adjuntando  copia  de  la  cédula  de  ciudadanía  o  del  respectivo documento de identidad. Cuando se actué a través de apoderado deberá  allegarse  adicionalmente  copia  auténtica  del  respectivo poder y del documento de identidad del apoderado.

COEDUCADORES  BOYACÁ  se  reserva  el  derecho  de  verificar  la identidad  del  peticionario  a  través  de  los  medios  que  tenga establecidos.  La  solicitud  de  consulta  deberá  contener  como mínimo el nombre del peticionario, fecha, descripción de la solicitud y los datos de contacto para recibir respuesta. 

COEDUCADORES BOYACÁ dará respuesta a la solicitud de consulta, en un término máximo de diez (10) días hábiles a partir del recibo de solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta, dentro de dicho término se informará al interesado expresando los motivos de la demora  y  señalada  la  fecha  en  que  se  atenderá  su  consulta,  la cual en ningún caso podrá superar los 5 días hábiles al vencimiento del primer término. Lo anterior, en cumplimiento a lo establecido en el artículo 14 de la ley 1581 de 2012.

Reclamos

El titular de la información o su representante cuando consideren que la información contenida en una base de datos deba ser objeto de  corrección,  actualización  o  supresión,  o  cuando  se  advierta  un presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley por parte de la Cooperativa, podrá presentar reclamo ante COEDUCADORES  BOYACÁ  para  lo  cual  deberá  seguir  el  siguiente procedimiento:

1. La solicitud de reclamo podrá realizarse mediante solicitud escrita dirigida  a  la  organización  a  través  del  correo  electrónicoinfo@coeducadores.coop o mediante comunicación escrita radicada en las oficinas o agencias de COEDUCADORES BOYACÁ.

2. El  reclamo  se  formulará  por  el  titular  de  la  información  o  su representante, y deberá adjuntar a su petición copia de la cédula de ciudadanía  o  del  respectivo  documento  de  identidad.  Cuando  se actué  a  través  de  apoderado  deberá allegarse  adicionalmente copia  auténtica del respectivo poder y del documento  de identificación del apoderado.
   
   

COEDUCADORES  BOYACÁ  se  reserva  el  derecho  de  verificar la identidad  del  peticionario  a  través  de  los  medios  que  tenga establecidos.

3. La solicitud de reclamo deberá indicar la descripción de los hechos que  dan  lugar  al  reclamo,  los  datos  de  contacto  para  recibir respuesta y adjuntar los documentos que se presenten hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane  las  falencias  de  la  solicitud.  Transcurrido  dos  (2)  meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En  caso  de  que  quien  reciba  el  reclamo  no  sea  competente  para resolverlo,  se  dará  traslado  a  quien  corresponda  en  un  término máximo  de  dos  (2)  días  hábiles  e  informará  de  la  situación  al interesado.

Una  vez  recibido  el  reclamo  completo,  se  incluirá  en  la  base  de datos una leyenda que diga "Reclamo en Trámite" y el motivo del mismo,  en  un  término  no  mayor  a  dos  (2)  días  hábiles.  Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 

COEDUCADORES BOYACA atenderá el reclamo dentro de los quince (15)  días  hábiles  siguientes  a  la  recepción  del  mismo.  Cuando  no fuere  posible  atender  el  reclamo  dentro  de  dicho  término,  se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ochos (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

La  organización  rectificará  y  actualizará  a  solicitud  del  titular,  la información  de  éste,  que  resulte  incompleta  o  inexacta,  de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados. Los  titulares  de  los  datos  personales  sensibles  pueden  revocar  el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.

El  titular  o  su  representante  sólo  podrá  elevar  queja  a  la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo a COEDUCADORES BOYACA.

SUMINISTRO DE INFORMACIÓN A AUTORIDADES

Cuando  las  autoridades  nacionales,  soliciten  a  COEDUCADORES BOYACÁ  el  acceso  y/o  entrega  de  datos  de  carácter  personal contenidos  en  cualquiera  de  sus  bases  de  datos,  se  verificará  la legalidad  de  la  petición,  la  pertinencia  de  los  datos  solicitados  en relación  con  la  finalidad  expresada  por  la  autoridad,  y  se documentará  la  entrega  de  la  información  personal  solicitada previendo  que  la  misma  cumpla  con  todos  sus  atributos(confidencialidad,  disponibilidad,  autenticidad,  confiabilidad  e integridad), y advirtiendo el deber de protección sobre estos datos, tanto la legalidad de la solicitud, funcionario que hace la solicitud ,a  quien  la  recibe,  así  como  a  la  entidad  para  la  cual  están representando.  Se  prevendrá  a  la  autoridad  que  requiera  la información personal, sobre las medidas de seguridad que aplican los  datos  personales  entregados  y  los  riesgos  que  conlleva  su indebido uso e inadecuado tratamiento. 

USO DE LA POLÍTICA

Esta política de Protección de Datos Personales es de uso exclusivo de COEDUCADORES BOYACÁ y rige a partir del 22 de septiembre de 2018.

Modificación

Los COEDUCADORES  BOYACÁ  podrá  cambiar  unilateralmente  su política  de  privacidad  y  de  uso  de  datos  personales,  con  el  fin  de cumplir  con  las  leyes  aplicables  o  para  reflejar  la  actualización  de nuestra práctica empresarial.

Cualquier cambio será efectivo a partir del día en que sea publicado en  nuestra  página  web www.coeducadores.coop.  Además,  se conservarán las versiones anteriores de la presente Política. 

Vigencia

Los  datos  personales  proporcionados  y  almacenados  en  nuestra base  de  datos  se  mantendrán  vigentes  mientras  se  mantenga  la relación contractual con el Titular de la información, y se utilice para las finalidades descritas en esta política.

HECTOR HORACIO ORTEGON CAÑON

GERENTE GENERAL

COEDUCADORES BOYACA